Comment Osidoc a-t-il permis à OVH de digitaliser intégralement ses processus contractuels RH ?
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Automatisation des actes RH
Chaîne contractuelle 100 % digitale
Conformité et sécurité juridique garanties
Contexte du client
Avant l’intervention d’Osidoc, OVHcloud, acteur majeur du cloud européen, gérait la rédaction de ses actes contractuels RH à l’aide de modèles Microsoft Word. Chaque document – promesse d’embauche, contrat de travail, avenant, etc. – devait être modifié manuellement par les équipes RH pour être personnalisé selon les situations individuelles.
Ce processus était :
Long et chronophage : La personnalisation des modèles nécessitait des copiercoller manuels, sources d’erreurs humaines et de pertes de temps.
À risque : L’utilisation de documents Word favorise les versions divergentes, avec un risque de non-conformité juridique si un modèle n’est pas à jour.
Difficile à intégrer aux systèmes existants : Le processus contractuel n’était pas directement connecté aux outils de signature électronique ou de gestion documentaire RH, créant des ruptures dans la chaîne de traitement.
L’intervention Osidoc
Pour répondre à ces problématiques, Osidoc a été intégré dans les processus RH d’OVHcloud afin de moderniser et fiabiliser la gestion contractuelle :
Automatisation de la rédaction des actes RH : Les documents sont désormais générés automatiquement via Osidoc à partir de données saisies ou synchronisées, supprimant les tâches de mise en forme et de vérification manuelles.
Connexion aux outils tiers : Osidoc a été connecté aux solutions de signature électronique (eSignature) et aux outils de dématérialisation RH utilisés par OVHcloud, créant une chaîne de traitement fluide et 100 % digitale, de la rédaction à l’archivage.
Sécurisation des contenus : Tous les modèles sont centralisés et maintenus à jour dans Osidoc, assurant leur conformité légale et leur cohérence à chaque usage.
Les résultats
Accélération des délais de traitement : Le temps de création et de validation des contrats a été fortement réduit, permettant aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Sécurité juridique renforcée : Grâce à la centralisation des modèles et à l’automatisation, OVHcloud s’assure de la conformité de chaque acte transmis aux collaborateurs.
• Digitalisation complète du parcours contractuel : L’interopérabilité entre Osidoc, les outils de signature électronique et le système RH d’OVHcloud permet une expérience fluide, sans ressaisie ni rupture dans le processus.
• Amélioration de l’expérience collaborateur : Les documents sont générés plus rapidement, signés plus facilement, et archivés immédiatement dans les bons outils, contribuant à une image employeur moderne et agile.
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