Comment Osidoc a fluidifié la gestion des contrats du service achats d’un acteur majeur du secteur de l’énergie ?
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Contrats automatisés et sécurisés
Intégration fluide aux outils métiers
Réduction des coûts
Contexte du client
Le service achats d’un grand acteur du secteur de l’énergie rencontrait d’importantes difficultés dans la gestion et la production de ses documents contractuels via son outil de gestion documentaire existant. L’expérience utilisateur était peu satisfaisante : la rédaction des documents nécessitait l’export manuel de modèles sur le poste utilisateur, sans assistance, rendant le processus fastidieux et peu sécurisé.
La gestion des modèles était rigide et coûteuse, notamment lors de l’ajout de nouveaux documents en fonction des marchés. La validation des contrats manquait d’intuitivité, allongeant les délais de traitement et exposant l’entreprise à des risques juridiques. Les documents n’étaient pas suffisamment sécurisés sur le plan de la conformité, accentuant ces risques.
Pour répondre à ces enjeux, le service achats a structuré le projet en deux phases :
Un premier lot pilote, portant sur cinq modèles documentaires avec un interfaçage manuel ;
Un second lot de généralisation, couvrant l’ensemble des contrats avec une automatisation des flux en entrée.
L’intervention Osidoc
Osidoc a été déployé pour transformer la production et la gestion des contrats du service achats, en intégrant l’outil dans un écosystème composé d’un outil de consultation, d’un ERP, d’une solution de signature électronique et d’un système d’archivage électronique (SAE).
L’intervention a reposé sur plusieurs axes :
Cartographie fonctionnelle : identification précise des flux entrants (sources de données, webservices) et sortants (vers la GED, signature électronique, email), en collaboration avec les équipes IT et métiers.
Formation métier : les utilisateurs experts du service achats ont été formés à Osidoc Designer. Un travail de priorisation a été mené selon des critères internes (fréquence d’utilisation, complexité, valeur ajoutée).
Paramétrage avancé des modèles : Osidoc a permis d’intégrer des fonctionnalités clés comme le process de validation, les structures de diffusion (vers GED, signature électronique…), la gestion des habilitations et le SSO.
Recette et mise en production progressive : Osidoc a accompagné le client dans la validation technique (serveur, base de données, environnement Java), la customisation des IHM, et la fourniture des packages d’installation. Un transfert de compétence sur les API a également été assuré auprès des équipes IT.
Les équipes Osidoc ont joué un rôle de coordination globale du projet, en apportant à la fois une expertise fonctionnelle et technique, en assurant l’analyse des besoins, la définition des imports/exports, l’assistance aux tests, et la résolution des anomalies.
Les résultats
Amélioration de la productivité : Le service achats peut désormais rédiger ses documents de manière assistée, sans manipulation technique lourde, avec un gain de temps notable.
Sécurité juridique renforcée : Les processus de validation garantissent la conformité des documents contractuels, assurant une meilleure fiabilité juridique.
Réduction des coûts : L’automatisation des processus et la centralisation des modèles ont permis de diminuer les charges liées aux interventions manuelles, à l’ajout de modèles et à la gestion documentaire.
Interopérabilité fluide : Grâce à l’intégration avec les outils existants (ERP, SAE, signature électronique), le cycle contractuel est désormais fluide, traçable et interconnecté de bout en bout.
Grâce à Osidoc, le service achats de ce client a professionnalisé et automatisé la gestion de ses contrats, en améliorant la qualité, la sécurité et l’efficacité de ses processus documentaires.
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